1、全院师生员工可通过院长信箱反映情况、提出建设性意见。一般性工作建议或意见请首先联系职能部门。院长信箱主要接受对学校发展的重大建议，涉及多个部门的综合性建议或经多次反映而未解决的问题。

2、邮件内容应当客观真实。写信人署真实姓名，并在信中留具体联系方式（姓名、单位、邮箱地址、电话），院长对所反映的问题进行核实及处理后，给予回复；未注明写信人姓名或姓名不实的来信，院长对所反映的问题进行核实，真实情况给予处理，但不予回复。

3、反映的问题要真实准确，事实清楚，有据可查。

4、不得发送有侮辱人格、恶意攻击、不健康及法律所禁止的内容。